Departamenti për Pranim dhe Administrim të Ankesave (DPAA)

1.Detyrat dhe përgjegjësitë e Departamentit për pranim dhe administrim të ankesave janë:

 

1.1. Pranimi i ankesave, kërkesave dhe njoftimeve, jo vetëm nga personat që paraqiten në Zyrën qendrore dhe në zyrat rajonale  të Institucionit të Avokatit të Popullit, por edhe të ankesave me shkrim të cilat dërgohen nëpërmjet postës, emalit, apo nëpërmjet faksit në adresë të IAP-së, nëpërmjet thirrjeve telefonike, apo edhe kutive postare.

 

1.2. Shqyrton nëse ankesat, kërkesat apo njoftimet e pranuara janë brenda kompetencave dhe përgjegjësive të IAP-së.

 

1.3. Krijon dhe administron sistemin kompjuterik dhe atë të bazuar në letër të regjistrimit të ankesave dhe monitoron ankesat të cilat janë regjistruar, por ende nuk janë kompletuar.

 

1.4. Ndihmon individët të cilët kanë ndonjë ankesë të kuptojnë procedurat e ankimit të cilat mund t‘i ndjekin ose të ndërmarrin veprimet të cilat mund të zgjedhin ankesat e tyre.

 

1.5. Ndihmon ankuesit gjatë intervistimit për të identifikuar shkaqet rrënjësore të shqetësimeve të tyre, identifikon çështjet të cilat është e nevojshme të dihen dhe kuptohen, për  të vlerësuar nëse ka hapësire dhe bazë për ankese apo mënyrë tjetër alternative për të zgjidhur ankesën e tyre.

 

1.6. Kërkon të dhënat e nevojshme nga ankuesi për të përcaktuar mënyrën dhe formën më të përshtatshme të veprimeve apo për të identifikuar çështjen të cilën ankuesi dëshiron të shqyrtohet nga Avokati i Popullit.

 

1.7. Brenda afatit të përcaktuar me ligj dhe rregulloren e punës, posa pranon rastin: ankesën, kërkesën apo njoftimin, fillon procedurën për kryerjen e veprimeve paraprake, për shqyrtimin e çështjes apo sipas rastit për hedhjen poshtë të ankesës apo refuzimit të saj si të pabazuar.

 

1.8. Në rastet kur vlerësohet që ankesa, kërkesa apo njoftimi, është brenda juridiksionit të Avokatit të Popullit, ndihmon personin që paraqitet për plotësimin e formularit përkatës, e regjistron ankesën në regjistrin përkatës dhe i jep personit që ka paraqitur ankesën një fletë pranim për parashtrim të ankesës, kërkesës apo njoftimit pranë IAP-së.

 

1.9. Në rastet kur ankesa apo kërkesa është jashtë juridiksionit të Avokatit të Popullit, këshillon personin e paraqitur dhe i ofron ndihmën e përshtatshme ose informata duke e drejtuar të organet dhe institucionet përgjegjëse për të kërkuar informata shtesë, apo për tu marrë me çështjen e ankuesit.

 

1.10. Përpilon përgjigjen me shkrim, në rastet kur vlerësohet se ankesa apo kërkesa është jashtë juridiksionit të Avokatit të Popullit dhe nëpërmjet zëvendësit të Avokatit të Popullit ia përcjell Avokatit të Popullit për miratim.

 

1.11. Përgatit propozim përgjigjen për hedhjen poshtë të ankesës dhe të njëjtën, në afatin e përcaktuar ligjor dhe me Rregulloren e Punës së IAP-së, nëpërmjet zëvendësit të Avokatit të Popullit, ia përcjell Avokatit të Popullit për miratim, në rastet kur nga intervista e zhvilluar dhe dokumentacioni i ofruar nga parashtruesi i ankesës, provohet qartazi se: ankesa nuk është në kompetencën e Avokatit të Popullit; është parashtruar pas afatit të paraparë me ligj; është anonime dhe e pa dokumentuar; paraqet keqpërdorim të së drejtës për paraqitjen e ankesës dhe se ankuesi ka deklaruar dhe dëshmuar se nuk mundë të sigurojë informatat shtesë të kërkuara.

 

1.12. Përgatit propozim përgjigjen për refuzimin e ankesës si të pabazuar dhe të njëjtën, në afatin e përcaktuar ligjor dhe me Rregulloren e Punës së IAP-së, nëpërmjet zëvendësit të Avokatit të Popullit ia përcjell Avokatit të Popullit për miratim, në rastet kur nga intervista e zhvilluar dhe dokumentacioni i ofruar nga parashtruesi i ankesës, provohet qartazi se nuk ka arsye për fillimin e çfarëdo hetimi pasi që rasti është zgjidhur në ndonjë mënyrë tjetër.

 

1.13. Në rast se konstatohet se çështja kërkon hetim të pavarur, kërkesën me të gjitha shkresat e pranuara, në afatin e përcaktuar ligjor dhe me Rregulloren e Punës së IAP-së, ia përcjell në kompetence dhe procedurë të mëtejme Departamentit të Hetimeve.

 

1.14. Ruan fshehtësinë e të gjitha informatave dhe të dhënave që i paraqiten apo i merr nga parashtruesi i ankesës, duke i kushtuar kujdes të veçantë sigurisë së ankuesve, palëve të dëmtuara dhe dëshmitarëve, në pajtim me ligjin në fuqi.

 

Menaxhimi i departamentit:

• Departamenti udhëhiqet nga drejtori i departamentit, i cili i përgjigjet dhe i raporton Avokatit të Popullit dhe zëvendësit të Avokatit të Popullit.